URZĄD MIEJSKI W ŚRODZIE ŚLĄSKIEJ

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ W ŚRODZIE ŚLĄSKIEJ

 

 

 

 

I POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1.

 

Regulamin Organizacyjny jest podstawowym wewnętrznym aktem zakładowym określającym strukturę organizacyjną Biblioteki Publicznej Środzie Śląskiej, zwaną  dalej  Biblioteką (BP),  zakres  działania,  zasady  określające  sposoby i  metody działania struktur organizacyjnych Biblioteki, zakresy obowiązków służbowych i odpowiedzialności dyrektora oraz pracowników.

 

§ 2.

 

Integralną część Regulaminu Organizacyjnego stanowi schemat organizacyjny Biblioteki Publicznej w Środzie Śląskiej - załącznik nr 1.

 

§ 3.

 

Biblioteka Publiczna w Środzie Śląskiej działa na podstawie następujących przepisów prawnych:

1.Uchwały nr   XXVI/249/2000 Rady Gminy i Miasta w Środzie Śląskiej  z dnia 29 listopada 2000r. – w sprawie podziału instytucji kultury pod nazwą Średzki Ośrodek Kultury.

2.Statutu uchwalonego przez Radę Gminy i Miasta w Środzie Śląskiej w dniu 28 lutego 2001r. – Uchwała nr XXXI/291/01 w sprawie nadania statutu instytucji kultury pod nazwą Biblioteka Publiczna.

3.Porozumienia z dnia 22 maja 2001r. w sprawie powierzenia Bibliotece Publicznej w Środzie Śląskiej zadań powiatowej biblioteki publicznej dla powiatu średzkiego pomiędzy Zarządem Powiatu  Średzkiego a Zarządem Gminy i Miasta Środa Śląska.

 

§ 4.

 

Przepisami normującymi działalność BP są:

1.ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tj. z 2001 r., Dz. U. Nr 13,  poz. 123, z późn. zm.),

2.ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. z 2001 r., Dz.U. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.),

3.ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 1997 r.  nr 85, poz. 539, z późniejszymi zmianami),

4.Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 9 marca 1999 r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w bibliotekach oraz trybu stwierdzania tych kwalifikacji (Dz. U. z 1999 r., Nr 41, poz. 419 z późn. zm.),

5.ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).

 

§ 5.

 

Siedziba Biblioteki Publicznej w Środzie Śląskiej mieści się przy Placu Wolności 58. Zakres działania obejmuje miasto i gminę Środę Śląską. Biblioteka  jest  wyodrębnioną  gminną jednostką organizacyjną kultury. Organizatorem jest Gmina  Środa Śląska. Bezpośredni nadzór nad działalnością Biblioteki sprawuje Burmistrz Środy Śląskiej.

 

 

II MISJA I CELE DZIAŁANIA

 

§ 6.

 

Misją Biblioteki jest tworzenie warunków dla zaspakajania potrzeb ogółu społeczeństwa w zakresie działalności czytelniczo-oświatowej, kulturalnej i informacyjnej oraz zapewnienie mieszkańcom miasta i gminy  Środa Śląska warunków do uczestnictwa w upowszechnianiu wiedzy i kultury.

 

§ 7.

 

Celami Biblioteki są:

1.Zapewnienie mieszkańcom miasta i gminy dogodnego dostępu do materiałów bibliotecznych i ich udostępnianie.

2.Gromadzenie, opracowanie, przechowywanie i ochrona materiałów bibliotecznych i muzealnych.

3.Prowadzenie działalności informacyjno-bibliograficznej.

4.Popularyzowanie książki, czytelnictwa i historii regionu.

5.Doskonalenie form i metod pracy bibliotecznej w celu zaspakajania zainteresowań środowiska.

6.Współdziałanie z bibliotekami innych sieci, instytucjami upowszechniania kultury, organizacjami i towarzystwami w rozwijaniu i zaspokajaniu potrzeb oświatowych i kulturalnych społeczeństwa.

 

 

III  ZASADY ORGANIZACYJNE BIBLIOTEKI

 

§ 8.

 

1.Funkcjonowanie Biblioteki opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa.

2.Biblioteką zarządza i kieruje pracą Dyrektor.

3.W czasie nieobecności Dyrektora praca Biblioteki kieruje wyznaczona osoba przez Dyrektora.

4.Zadania statutowe realizują wszyscy pracownicy komórek organizacyjnych.

 

§ 9.

 

Dyrektor Biblioteki:

1.Zarządza Biblioteką i odpowiada za całokształt jej działalności, w tym planuje, organizuje, kontroluje pracę BP oraz sprawuje nad nią nadzór i opiekę merytoryczną.

2.Podejmuje decyzje związane z działalnością statutową Biblioteki i wydaje odpowiednie w tym zakresie zarządzenia i regulaminy wewnętrzne.

3.Przedkłada organizatorowi plany oraz sprawozdania merytoryczne i finansowe.

4.Odpowiada przed organizatorem za prawidłową realizację budżetu Biblioteki.

5.Odpowiada za prawidłowe gospodarowanie przydzielonymi Bibliotece środkami i majątkiem.

6.Opracowuje plany, programy, oceny i sprawozdania w ramach prowadzonych spraw oraz udostępnia je na żądanie uprawnionym podmiotom.

7.Koordynuje i pełni nadzór nad  realizacją ustalonych planów i prac bieżących.

8.Reprezentuje Bibliotekę na zewnątrz i współpracuje z instytucjami w zakresie działań statutowych.

9.Organizuje oraz odpowiada za rozwój i doskonalenie kadry bibliotecznej.

10.Ustala szczegółowy zakres obowiązków i podział czynności dla pracowników BP.

11.Określa politykę kadrową i płacową instytucji.

 

§ 10.

 

1.Pracownicy Biblioteki mają obowiązek:

1)sumiennego i terminowego wykonywania powierzonych zadań służbowych,

2)przestrzegania dyscypliny pracy,

3)przestrzegania zasad BHP i ppoż.,

4)przestrzegania zasad etyki zawodowej w kontaktach z użytkownikami, zwierzchnikami i współpracownikami.

2.Pracownicy Biblioteki rozliczają się z wykonywanej pracy bezpośrednio przed Dyrektorem Biblioteki oraz:

1)organizują pracę w sposób zapewniający efektywność działań,

2)przygotowują okresowe plany i sprawozdania z pracy własnych komórek.

3.Kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają szczegółowe zakresy czynności zatwierdzone przez Dyrektora.

 

 

IV SYSTEM KONTROLI ZARZĄDCZEJ

 

§ 11.

 

W Bibliotece Publicznej w Środzie Śląskiej wprowadza się kontrolę zarządczą czyli ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji  celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy - opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach:

1.zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2.skuteczności i efektywności działania,

3.wiarygodności sprawozdań,

4.ochrony zasobów,

5.przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6.efektywności i skuteczności przepływu informacji,

7.zarządzania ryzykiem.

 

§ 12.

 

1.System kontroli zarządczej biblioteki, jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący:

  1)samokontrolę,

  2)kontrolę funkcjonalną,

  3)kontrolę instytucjonalną.

       

§ 13.

 

1.Celem podjęcia czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą i na tej podstawie ustalenie stwierdzonych rozbieżności między stanem postulowanym a zastałym.

2.W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się:

1)poprawność organizacyjną komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań),

2)legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,

3)gospodarność – ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych warunkach) optymalnych efektów,

4)celowość – zapewniająca  eliminacje  działań  niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, realizuje się przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym,

5)rzetelność – zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym.

 

§ 14.

 

1.Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w bibliotece bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.

2.Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań.

3.W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest zobowiązany:

1)podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,

2)niezwłocznie poinformować dyrektora biblioteki o ujawnionych nieprawidłowościach.

4.Dyrektor biblioteki, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości.

 

§ 15.

 

1.Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, itp., których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów.

        

§ 16.

1.Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest przez: instytucje zewnętrzne utworzone do celów kontroli.

 

 

V STRUKTURA ORGANIZACYJNA

 

§17.

 

Strukturę Biblioteki tworzą:

1.Dyrektor

2.Główny księgowy

3.Dział gromadzenia i opracowania zbiorów

4.Dział udostępniania zbiorów:

   1)Wypożyczalnia dla dorosłych

   2)Dział dziecięcy

   3)Czytelnia

5.Filie biblioteczne:

   a)Bukówek

   b)Cesarzowice

   c)Ciechów

   d)Kryniczno

   e)Szczepanów

6.Pracownik gospodarczy

7.Konserwator.

 

 

VI  ZAKRES DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

 

Szczegółowe podziały zadań na stanowiskach pracy określają indywidualne zakresy obowiązków.

                                                                 

§ 18.

 

Do obowiązków wszystkich komórek organizacyjnych Biblioteki należą następujące zadania:

1)systematyczne usprawnianie organizacji, form i metod pracy,

2)współpraca między komórkami przy realizacji przydzielonych zadań,

3)permanentne doskonalenie zawodowe,

4)przestrzeganie norm bibliotecznych oraz przepisów prawnych i zarządzeń Dyrektora.

 

§ 19.

 

1.Zakres zadań Głównego Księgowego obejmuje:

1)prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

2)prowadzenie i analiza gospodarki finansowej,

3)sporządzanie planów finansowych i sprawozdań z ich realizacji,

4)przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w komórkach organizacyjnych w zakresie spraw finansowych.

5)zapewnienie adekwatnej, efektywnej i skutecznej kontroli zarządczej funkcjonującej na stanowisku w zakresie realizacji zadań.

Główny Księgowy jest odpowiedzialny za prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej Biblioteki w zakresie rachunkowości, dyspozycji środkami pieniężnymi oraz wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 

§ 20.

 

1.Zakres zadań pracowników działu udostępniania zbiorów na zewnątrz i na miejscu (wypożyczalnia, czytelnia, dział dziecięcy, filie biblioteczne, ) obejmuje:

1)gromadzenie zbiorów, ochrona, organizacja udostępniania,

2)prowadzenie indywidualnych i grupowych form pracy z czytelnikiem,

3)opieka nad czytelnikami niepełnosprawnymi,

4)analizowanie potrzeb i zainteresowań klientów Biblioteki,

5)pomoc w doborze  wyszukiwaniu materiałów bibliotecznych,

6)organizowanie działalności kulturalnej: wystawy, prelekcje, itp.,

7)organizowanie działalności edukacyjnej: poradnictwo i przysposobienie biblioteczne,

8)prowadzenie ewidencji wypożyczeń, zwrotów, statystyk,

9)prowadzenie wypożyczeń międzybibliotecznych,

10)prowadzenie inwentaryzacji i selekcji zbiorów,

11)analizowanie wykorzystania zbiorów bibliotecznych,

12)analizowanie oferty wydawniczej i zapotrzebowania czytelniczego.

13)zapewnienie adekwatnej, efektywnej i skutecznej kontroli zarządczej funkcjonującej na stanowisku w zakresie realizacji zadań.

 

§ 21.

 

1.Zakres obowiązków pracowników działu gromadzenia i opracowania zbiorów obejmuje:

1)realizowanie polityki gromadzenia zbiorów bibliotecznych adekwatnej do funkcji biblioteki publicznej,

2)systematyczne analizowanie oferty wydawniczej,

3)prowadzenie dokumentacji wpływów materiałów bibliotecznych,

4)prowadzenie dokumentacji w zakresie zamówień publicznych,

5)opracowywanie, klasyfikowanie formalne i rzeczowe nabytków,

6)uzgadnianie wartościowe i ilościowe nabytków z głównym księgowym raz w roku,

7)prowadzenie rejestru wpływów i ubytków,

8)zapewnienie adekwatnej, efektywnej i skutecznej kontroli zarządczej funkcjonującej na stanowisku w zakresie realizacji zadań.

 

§ 22.

 

1.Zakres zadań pracowników-instruktorów powiatowych obejmuje:

1)udzielanie pomocy merytorycznej i organizacyjnej bibliotekom Powiatu średzkiego,

2)opracowywanie materiałów metodycznych,

3)organizowanie szkoleń oraz innych form doskonalenia zawodowego bibliotekarzy,

4)prowadzenie rocznej sprawozdawczości statystycznej bibliotek publicznych w powiecie,

5)organizowanie przepływu informacji o normach, przepisach i innych elementach warsztatu bibliotekarskiego w obrębie powiatowej sieci bibliotecznej,

6)promocja bibliotek, zbiorów, usług i imprez bibliotecznych,

7)zapewnienie adekwatnej, efektywnej i skutecznej kontroli zarządczej funkcjonującej na stanowisku w zakresie realizacji zadań.

 

§ 23.

 

1.Zakres obowiązków konserwatora obejmuje:

1)zapewnienie sprawności technicznej lokali i urządzeń

2)prowadzenie spraw związanych z remontami bieżącymi, konserwacją i naprawą sprzętu,

3)usuwanie wszelkich usterek technicznych,

4)przeprowadzanie drobnych prac modernizacyjnych w pomieszczeniach biblioteki i filiach bibliotecznych (np. malowanie, odnawianie mebli i inne).

5)Zapewnienie adekwatnej, efektywnej i skutecznej kontroli zarządczej funkcjonującej na wyżej wymienionych stanowiskach w zakresie realizacji zadań.

2.Pracownik gospodarczo-porządkowy:

1)odpowiada za utrzymanie ładu i porządku w pomieszczeniach biblioteki

2)dba o estetyczny wygląd pomieszczeń bibliotecznych i utrzymywanie ich w należytej czystości.

3)Zapewnienie adekwatnej, efektywnej i skutecznej kontroli zarządczej funkcjonującej na wyżej wymienionych stanowiskach w zakresie realizacji zadań.

 

§ 24.

 

Uzupełnieniem zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych są szczegółowe zakresy czynności poszczególnych pracowników, przechowywane w ich aktach osobowych.

 

 

VII  POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

§ 25.

 

Dokumenty i pisma urzędowe przychodzące do Biblioteki oraz z niej wychodzące podlegają rejestracji na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej (zarządzenie Dyrektora  BP 5/09 z 20 kwietnia 2009r.).

 

§ 26.

 

Zasady i warunki korzystania ze zbiorów i usług Biblioteki określają odrębne regulaminy.

 

§ 27.

 

1.Kierowanie polityką informacyjną należy do kompetencji Dyrektora.

2.Prawo udzielania informacji mediom dotyczących działalności Biblioteki przysługuje Dyrektorowi oraz pracownikom upoważnionym przez Dyrektora.

3.Wszelkie zmiany i uzupełnienia Regulaminu wymagają zachowania procedury, jak przy jego uchwalaniu.